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Schon bei der Beschreibung dieser verschiedenen Tätigkeiten und Unternehmens-bereiche wird deutlich, dass hier mehrere Zehntausend Dokumente anfallen, auf deren Verarbeitung das tägliche Geschäft der SVG basiert. Im Grunde genommen war schon lange keine Zeit mehr für zeitintensive Dokumentenrecherche und kein Platz mehr für etliche Kubikmeter Archivräume. Ziel der Idee, ein DMS-System einzuführen, war es, eine höhere Effizienz durch schnelleren Zugriff auf relevante Dokumente zu erreichen, das Ablagesystem zu erleichtern und nicht zuletzt auch vom „alten Archiv im Keller“ wegzukommen. Denn: Im Laufe der Zeit werden von den einzelnen Dokumenten im herkömmlichen Papierarchiv etliche Kopien angefertigt, geht viel Zeit bei der Suche nach bestimmten Belegen in alten Akten verloren und werden einige Kubikmeter Lagervolumen mit diesen Dokumenten für 10 Jahre oder länger belegt. Das war bei der SVG Stuttgart nicht anders als in vielen anderen Unternehmen auch. Einfach und effizient in der Praxis
Kaum sechs Wochen später war das System in Stuttgart auch schon produktiv: „Wir waren überrascht, dass das so easy ging!“ formuliert Norbert Bretschneider seinen Eindruck vom Projektverlauf. Das DMS läuft unter einem Windows-Server und konnte einfach in die bestehende Novell-Netzwerkumgebung integriert werden. Die rund 40.000 Belege, die jährlich im Unternehmen als Eingangs- oder Ausgangsrechnungen bearbeitet werden, werden seitdem vollautomatisch archiviert und stehen elektronisch jederzeit zur Verfügung. Mit erheblichen Vorteilen für alle nachgelagerten Prozesse. Die eingehenden Rechnungen werden mit einem Barcode versehen und zusammen mit der Barcodenummer im System erfasst. Danach werden sie stapelweise gescannt, geprüft, in der Finanzbuchhaltung gebucht und bezahlt. Der direkte Zugriff auf alle Dokumente ist über die Schnittstelle zur Fibu-Software Diamant – den EASY-Connector – realisiert, die im Zuge des Projektes allerdings noch eine entscheidende Anpassung erfahren hat. Um alle Belege, die zu einer Buchung gehören können, auch auf einmal finden zu können, wurde die Suche nach den Belegen über den Barcode definiert – und nicht über die Mappen-Nummer, wie es im Diamant-System vorgesehen ist. Der Barcode ist hier gleichbedeutend mit der eindeuti-gen Buchungsnummer, unter der alle Dokumente, die zu einem Vorgang gehören, ins Archiv geschrieben werden und somit auf einen Schlag zu recherchieren sind. „Wir setzen die Anforderungen unseres Kunden über die Standards hinaus um“, beschreibt Projektleiter Jens-Uwe Lein das Selbstverständnis von H+S. Recherchieren mit der Volltextsuche Alle Dokumente stehen im EASY-Archiv von Anfang an elektronisch zur Verfügung. Das heißt, dass jede Nachfrage, jede Recherche und jede Prüfung nun innerhalb kürzester Zeit bearbeitet und beantwortet werden kann. Wird ad hoc eine bestimmte Rechnung gesucht – beispielsweise um Auskunft über erfolgte Kürzungen, Abschläge oder ähnliches zu geben –, ist es noch nicht einmal mehr notwendig, die Applikation zu verlassen: Über den Archivbutton in der Finanzbuchhaltung erhält der Mitarbeiter direkt seine Suchergebnisse. Er bleibt auf der ihm bekannten Oberfläche und kann zusätzlich der Volltextsuche nutzen, sodass er schnell zu den richtigen Ergebnissen gelangt. Denn alle Informationen, die auf dem Dokument vorhanden sind, werden automatisch indiziert und mittels OCR (Optical Character Recognition) – also der Volltextindizierung – erfasst, sodass sie im Volltext für die Suche zur Verfügung stehen. Es geht keine Zeit mehr durch das Erraten möglicher Schlagworte verloren, und auch das fehlerträchtige und lückenhafte Vergeben der Schlagworte gehört der Vergangenheit an: „Die Volltextsuche ist eine tolle Sache“, davon ist Norbert Bretschneider überzeugt. Allein das Scannen der Belege mit EASY Capture kam als zusätzlicher und neuer Arbeitsschritt hinzu, der die elektronische Verarbeitung der Eingangsrechnungen erst ermöglicht. In diesem Arbeitsschritt wird zeitgleich der Index erstellt, unter dem das Dokument zu finden ist. Allein die Volltextindizierung mit OCR war ein weiterer zeitaufwendiger Schritt, der den reibungslosen Ablauf behinderte. An dieser Stelle kam mit dem H+S Easy Importer ein weiteres Tool zum Einsatz, das die OCR-Verarbeitung automatisch in einem nächtlichen Durchlauf ermöglichte und damit erhebliche Entlastung brachte. Das Ergebnis: gestiegene Effizienz durch die schnelle Verarbeitung und präzise Auffindbarkeit der Dokumente im Archiv. Die Weiterverarbeitung der gefundenen Information ist nun auch ein Leichtes. Vom Arbeitsplatz aus können alle folgenden Schritte ausgelöst werden, egal ob das Dokument ausgedruckt, gefaxt oder gemailt werden soll. Außerdem können mehrere Personen zeitgleich auf das Archiv zugreifen: Vorbei sind die Zeiten, als die eine Akte mit dem gesuchten Dokument auf dem Schreibtisch oder im Schrank des Kollegen lag und dadurch unauffindbar blieb. Automatische und revisionssichere Archivierung
Außerdem werden die gesetzlichen Anforderungen, die sich auf elektronisch erzeugte Dokumente beziehen und deren elektronische Verfügbarkeit vorschreiben, vom EASY-Dokumentenmanagement durchgängig erfüllt. Ein weiterer Vorteil: Mittlerweile werden die archivierten Belege von Papierdokumenten von den Behörden ebenso akzeptiert wie die Originale. Eine doppelte Aufbewahrung der originalen Papierdokumente fällt weg und verstärken damit das Potenzial der elektronischen Archive. Die Anbindung von Access und MS Office Neben der Anbindung an die Finanzbuchhaltung Diamant wurden auch die Rechnungen, die aus Word, Excel oder Access kommen, berücksichtigt. Dies ist zum Beispiel bei der Tankkreditkartenabrechnung (TKK) der Fall. Der TKK-Beleg kommt per Datenleitung und wird in Access erfasst. Die Rechnung wird noch in Access automatisch mit einem Barcode versehen, handschriftlich abgezeichnet und kann mit den dazu gehörenden Dokumenten wie z.B. Lieferscheinen zusammengefasst und gescannt werden. In einem nächtlichen Lauf werden die Informationen und die Access-Merkmale ausgelesen und für die Indizierung zur Verfügung gestellt und stehen dann wieder per Voll-textsuche zur Verfügung. Insgesamt konnte die SVG in Stuttgart innerhalb von sechs Wochen ein ausgereiftes Dokumentenmanagement-System nutzen. Und zwar ohne große Hürden für die Mitarbeiter, die nun mit dem EASY-DMS arbeiten sollten. „Wenn einer lesen und schreiben kann, braucht er nicht einmal eine Schulung“, bringt Norbert Bretschneider die einfache Einführung auf den Punkt. Anwenderbericht SVG Straßenverkehrs-Genossenschaft Württemberg eG in Stuttgart Autorin: Miriam Nanzka, Schleupen AG, Februar 2010
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